Comment gérez-vous l'archivage de vos courriels (ou pas du tout...) ?

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Sisyphe
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Comment gérez-vous l'archivage de vos courriels (ou pas du tout...) ?

Post by Sisyphe »

Coucou les -finés !

Au début du confinement, un chercheur et informaticien lançait sur Libération cet appel :

https://www.liberation.fr/debats/2020/0 ... es_1783284
Aujourd’hui les data centers consomment 10% de l’électricité mondiale. Si rien ne change, cela devrait passer à 20% en 2030 (Jones, 2018). Nous utilisons de plus en plus la dématérialisation, soi-disant pour réduire l’utilisation de matières premières. Ce mythe est faux pour deux raisons. D’une part, il faut bien des infrastructures pour stocker les données, la sémantique du nuage, cloud en anglais, est profondément fallacieuse. D’autre part, en dématérialisant, nous stockons en fait des données sur des serveurs que l’on doit refroidir vingt-quatre heures sur vingt-quatre et sept jours sur sept : ce stockage «chaud» coûte énormément d’énergie
Une fois ce travail accompli, pour les données restantes, mieux vaut les conserver sur un serveur local, c’est-à-dire sur deux disques durs externes, pour pouvoir les conserver ensuite dans deux lieux différents (une fois le confinement terminé). Par rapport à un cloud, un disque dur externe est un stockage froid, c’est-à-dire qu’il ne consomme aucune énergie à part pour sa fabrication. Et puis, à force, peut-être arriverons-nous à la conclusion que ces données numériques nous encombrent. Au fond, si nous devons réapprendre à être des Terriens, il est grand temps de transformer cette décroissance imposée par un virus en une sobriété proactive et pérenne.
Je n'ai pas attendu le confinement pour connaître le problème, j'ai même plusieurs fois dû m'agacer :evil: à l'intérieur même de l'institution que je sers contre des gens capables de me sortir que "dans une démarche éco-responsables, désormais on supprime le papier pour envoyer des mails".

Mais je reconnais que je n'ai mis que très lentement en place des solutions pour gérer ma masse de courriel sur ces vingt dernières années. Vous vous souvenez de ce temps, vers 1998, où on regardait avec attente la petite animation indiquant "réception du message en cours" ; parfois, tous les quinze jours, il y avait un courrier, et on était content !

Donc, je suis preneur de "trucs & avis", sachant qu'il y a deux niveaux de problème.

I. Au niveau du logiciel de messagerie (Windows Live Mail 2012)

Les spams et machins supprimé, je commence à me domestiquer : je ne garde que deux mois "au cas où". Donc, les sous-boîtes sont peu pleines, faciles à manipuler.

Je me suis créé petit à petit des répertoires où je déplace les messages à mesure qu'ils arrivent, selon les grands secteurs de mon existence (commerce / associations / etc.). C'est là que je regrette de ne pas l'avoir fait plus tôt ; les courriers venus de syndicats, je ne trie que depuis 2016, mais je finira bien par classer ce qui est avant à partir des adresses ou de mots-clefs.

Mais ça ne "marche" vraiment que pour les courriers qui sont déjà en soi des archives : factures, commandes, tracts, programmes culturels. Si je commence à trier toutes les correspondances, je vais perdre du temps (comment différencier un courriel pro d'un courriel perso quand on s'entend bien avec un collègue et qu'on échange parfois deux types d'infos ? Etc.).

D'autant que je rabats tout (adresse perso, adresse commerciale, adresse pro, adresse universitaire) sur mon adresse perso, sinon trop long à gérer.

Question, combien de temps garder quoi ? J'ai fini par retenir le critère de durée de conservation comme principe d'organisation. Ok, les rappels de bibliothèque, ça doit partir vite. Mais les factures ? Les trucs qui viennent des impôts ?

J'ai fini aussi par me domestiquer et partir du principe que ce qui était vraiment important, je le dupliquais sur le disque. Mais là encore : toute la masse précédente, il me faudra un jour la trier. Long.

II. Au niveau des messageries elles-mêmes (ladressedesisyphe@pamplemousse.com, ProfesseurSisyphe@MaChèreEducationNationale.fr

C'est là que le bât blesse. Quoi que je gère ou supprime au niveau de WLM, il restera toujours le courriel de départ sur pamplemousse.fr, et c'est lui qui fait turbiner les serveurs chauds qui tuent les ours blancs.

Je suppose que le truc éco-responsable absolu, ce serait de cocher l'option "renvoyer le message sans garder une copie".

Problème I : j'ai vécu assez de crashs informatiques pour savoir que je ne peux pas faire confiance au logiciel "de surface" (toute ma correspondance avant 2011 est définitivement perdue). Et j'ai besoin de pouvoir retrouver des archives même quand je ne suis pas chez moi.

Problème II : l'interface de messagerie sur pamplemousse.fr est très peu "maniable". Je peux diriger vers des sous-boîtes, je peux supprimer des courriels petits à petits en cliquant des cases une à une, mais je peux pas sélectionner d'un coup vingt message d'un même expéditeur ou d'une même date. Je n'ai trouvé aucune fonction du type "supprimer automatiquement au bout de tant de mois" ou "supprimer automatiquement tel type de courrier".

:evil: Et je commence à croire que c'est fait exprès :
si les messageries vous poussent à archiver vos e-mails, ce n’est pas simplement pour vous rendre service. C’est aussi parce qu’elles y gagnent. Plus la masse de messages stockés sera grande, plus elles auront de facilité à établir votre profil et à vous proposer de nouveaux services ou de la publicité ciblée.
La messagerie de l'éduc-nat c'est encore pire : non seulement on ne peut cliquer une à une les cases, mais si on clique par maladresse à côté de case, on désélectionne toutes celles que l'on vient de sélectionner ! Vous savez, le gugusse avec son rocher... :-o

Bon, pour celle-là, j'ai pris une décision : au prochain 15 juillet, je supprime tout, et je ferai de même tous les ans, car normalement j'ai déjà plusieurs doubles.

Bref : aucun espoir pour la planète ? :par-ici:
La plupart des occasions des troubles du monde sont grammairiennes (Montaigne, II.12)

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Re: Comment gérez-vous l'archivage de vos courriels (ou pas du tout...) ?

Post by Beaumont »

Je conserve soigneusement mes mails, reçus et envoyés, depuis août 1996. Ceux d'avant ont été perdus dans un crash, j'y pense toujours avec nostalgie. Mes archives de l'époque d'Eudora (1996-2017, plus de 100 000 msg envoyés et plus d'1 million reçus) prennent 1.41 gb non compressé, soit à peine 1 film de qualité standard. Evidemment les documents joints ne sont pas comptés dans la taille. Depuis 2017 j'utilise Thunderbird, déjà 11 gb sur le disque mais ça reste gérable pour une sauvegarde sur disque dur externe.

Conclusion Eudora c'était bien pour la planète, entre Thunderbird et les comptes IMAP, la synchronisation sur le téléphone et les sauvegardes obligatoires de Google, les attachements qui restent attachés partout sur les serveurs, l'espace total doit être considérable.

Sisyphe, je pense que la loi de l'emmerdement maximum fera que quelques jours après avoir supprimé tes mails tu auras nécessairement besoin d'une info vitale qui s'y trouvait. Garde tout !!!
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Re: Comment gérez-vous l'archivage de vos courriels (ou pas du tout...) ?

Post by Beaumont »

Sisyphe wrote:
26 Apr 2020 02:57
Si je commence à trier toutes les correspondances, je vais perdre du temps (comment différencier un courriel pro d'un courriel perso quand on s'entend bien avec un collègue et qu'on échange parfois deux types d'infos ? Etc.).
Personnellement dans ces cas-là je finis par créer une boîte au nom de la personne et je reprends à ce moment-là les anciens mails reçus de cette personne pour les mettre dans cette boîte.
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Re: Comment gérez-vous l'archivage de vos courriels (ou pas du tout...) ?

Post by Latinus »

Je n'ai qu'une adresse mail privée "active", enrichie d'alias ou de "+motclé" quand les formulaires les acceptent.
Je ne détruis rien qui puisse servir (au sens premier de réelle utilité) tout est trié dans des dossiers/sous-dossiers. J'y ai 2,7Go de mail.
Pour le pro (nous avons une solution sur site), je n'ai pas de dossiers locaux non plus, c'est un non sens quand on utilise un ordi ou l'autre selon le moment ou la tâche. Je supprime beaucoup plus de choses par contre (c'est étonnant, en y réfléchissant, qu'il y ai plus de bêtises là que sur ma boîte perso). J'y ai environ 2Go de données mail.

Au niveau cloud, c'est vide... à part 1 ou 2 tableaux "excel" et des documents à avoir sous le coude où que je sois (ça m'a sauvé à l'aéroport en février dernier).

Concernant le débat de la dépense énergétique et de l'empreinte écologique des datacenters, je n'ai pas d'avis car trop en survol de la chose. Par ailleurs, selon les études et les convictions c'est bien ou pas bien... bien au contraire :sleep:

Force est cependant de constater (je le vois dans mon métier) que le domaine du datacenter est en constante évolution, notamment au niveau de la consommation en énergie tant sur le plan de la chaleur (réduction et/ou réutilisation) que sur celui de l'optimisation des techniques de refroidissement (rares sont encore les centres où il faut un pull pour y travailler).
J'ai cependant un avis sur la pertinence de ce genre de structures : il est illusoire d'imaginer pouvoir faire plus efficient (énergie, écologie, coût, sécurité, disponibilité) avec sa petite solution à la maison... Ne serait-ce que par le fait qu'on ne mutualiserait plus rien.

Au passage, demandons donc au chercheur s'il évite toute forme d'usage type "streaming" (type Netflix, VOD, ..), en cette période particulière, car s'il y a bien un usage aujourd'hui qui "tire" très fortement sur les datacenter et sur les infrastructures réseaux c'est bien celui-là.
Cf. : https://www.sciencesetavenir.fr/high-te ... ues_121838
Un chiffre que je découvre au passage : en 2015 les terminaux consommaient déjà deux fois plus que les fameux serveurs et centres.

Edit : découverte également de GreenIT (.fr)
Les courses hippiques, lorsqu'elles s'y frottent.

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